Preguntas Frecuentes

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Fecha de actualización: 29 /08/2017 LL
¡¡¡NUEVO!!!

Se comunica sobre la nueva funcionalidad :AJUSTES POR MODIFICACIÓN DE CARACTERÍSTICAS VARIABLES.
Este icono permitirá cambiar de estado a un ajuste que se encuentre en estado SOLICITADO a REGISTRADO.
Por favor tomar en cuenta en caso de requerir Modificar Características Variables:


http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2016/02/Circular-Nro-MINFIN-SCG-2016-0001.pdf


Fecha de actualización: 22 /08/2017 LL
¡¡¡¡NOTICIA IMPORTANTE!!!!
Se comunica sobre el procedimiento para PROCESOS QUE NO FUERON CONCLUIDOS EN EL MODULO DE BIENES DEL ESBYE EN EL EJERCICIO FISCAL 2016 , mediante el cual se establece la continuación de la transaccionalidad tanto en el módulo de BIENES DEL SISTEMA ESBYE COMO EN EL ESIGEF, conforme a los distintos procesos y transacciones ejecutadas durante el ejercicio fiscal 2016.

http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2017/01/Procesos-que-no-fueron-concluidos-en-el-eSBYE-2016.pdf


Fecha de actualización: 22/08/2017 LL
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¡¡¡NUEVO!!!

Se comunica que a través de las rutas:
Bienes –Toma Física –Toma Física y Conciliación
Bienes –Toma Física –Toma Física y Conciliación por Tipo de Bien
Se implementó el icono “Cambiar de Estado ” el cual permite cambiar de Generado a Registrado, de Conciliado a Registrado y de Conciliado y Procesado a Registrado.


Fecha de actualización: 22/08/2017 LL


¡¡¡¡NOTICIA IMPORTANTE!!!!
Se ha emitido el Acuerdo Ministerial N° 0033, con fecha 18 de febrero de 2016, mediante el cual se establece la obligatoriedad del uso del módulo de bienes del Sistema de Bienes y Existencias desde el 01 de marzo de 2016 para el registro toda adquisición, donación, traspaso u otra forma de ingreso o egreso de Bienes de Larga duración como los de control administrativo.

Anexos importantes:




Fecha de actualización: 22/08/2017 LL
1. ¿Qué valida el sistema para generar el detalle de los bienes a ser depreciados?


  • Existen dos campos que son obligatorios al momento de ingresar la cabecera de la depreciación: Bodega y período a depreciar, con que existan estos dos campos el sistema genera las depreciaciones.
  • Ahora cuando se genere en la cabecera del documento el nombre de la bodega para el campo que indica: código desde, aparecen todos los bienes que se encuentran en dicha bodega para ser seleccionados lo que en ocasiones anteriores solo permitía ingresar manualmente los códigos de bienes.
  • La validación para determinar si un bien va a ser o no depreciado ahora lo refleja desde el momento del “detalle de bienes”.
  • El sistema valida que los bienes asignados en la bodega que corresponda al custodio y el mismo se encuentre en estado ACTIVO.
  • En el detalle de bienes ahora para verificar si es válido para calcular la depreciación en sí, general el campo vacío es decir que no tiene error y para el caso de que no sea válido y no se deprecie genera el detalle del error.
  • Para el cálculo de la depreciación existen criterios de validaciones en el sistema que son los que ya existían más dos que fueron incorporados y son:
    • El cumplimiento de la fecha como “última depreciación”.
    • Que en el detalle de bienes este el campo vacío es decir no tenga error para seguir con el cálculo.
    • La fecha última de depreciación sea menos a la fecha de la cabecera.
    • La fecha de depreciación sea mayor a la fecha de ingreso del bien.
    • La fecha última de la depreciación sea menor a la fecha de término de la depreciación.


Fecha de actualización: 22/08/2017 LL
1. ¿ Que procedimiento debo seguir para ingresar los bienes en comodato ?

Según el acuerdo 33 en el mes de diciembre se debe cargar la matriz de bienes de control administrativo y bienes recibidos en comodato para lo cual las entidades que tienen contabilizados los bienes en la cuenta 911.13 deberán realizar el asiento de ajuste de disminución con la cuenta 921.13 e ingresar los bienes por acta - entrega mediante el siguiente procedimiento:

  1. Se realizará el registro de la cabecera del Acta Entrega Recepción registrando la información en los campos obligatorios, en el campo Origen del Ingreso se deberá escoger la opción de registro de cuenta de orden Ejem. COMODATO_PRÉSTAMO USO, se seleccionará la Clase de documento de respaldo OTROS y se procederá a crear la cabecera.
  2. Se detallarán los bienes y sus montos se aplicará descuento y se ingresará la información de la cuenta contable correspondiente al ID de bien seleccionado Ejem.401800380001 _ Cta. 141.01.04 en la pantalla detalle de partidas.
  3. Se continuarán con la secuencia de pasos de registro de información en el Acta entrega hasta que el estado sea Aprobado.
  4. Una vez aprobada el Acta Entrega, se realizará la contabilización, en esta instancia el sistema realizará la actualización de la cuenta contable de todos los bienes detallados en el Acta, la cuenta contable asociada al ID de bien se presentará inactiva la cuenta 141.01.04 y se activará la cuenta de débito 911.13
  5. Las Actas entrega con origen de ingreso vinculados a Registros cuentas de orden podrán ser revertidas contable mente en los estados Pre-aprobado_Contabilizado, Aprobado_ Contabilizado y Legalizado_ Contabilizado, generándose el Contra asiento contable CAS en el eSIGEF y presentándose el Acta en estado Revertido y los bienes en estado Des-habilitado.


Fecha de actualización:22/08/2017 LL.
2. ¿ Qué procedimiento debo seguir para realizar la carga de matriz de caraterísticas mediante acta - entrega ?


Se informa que se encuentran publicados a través de la ruta: Servicios – Normas Técnicas del SINFIP- Normativa de Contabilidad Gubernamental – Activos Públicos, los siguientes documentos:




Fecha de actualización: 22/08/2017 LL
3. ¿ Qué procedimiento debo realizar cuando tengo ingresados 2 o mas bienes como un solo bien en el sistema e-sbye y de estos bienes sufre algun percance y debo reemplazarlo ? ¡¡¡NUEVO!!!
Como ejemplo pondremos el caso en que la entidad ha ingresado varios computadores como un todo considerando bajo un mismo código al monitor más el CPU, en los mismos se encuentran dañados solo los monitores como una falla técnica, razón por la cual el proveedor mediante garantía técnica procederá a realizar la reposición de los monitores.

PROCEDIMIENTO A REALIZAR

  • Baja por OBSOLESCENCIA del equipo completo, en este caso un solo código de bien por el MONITOR Y CPU, a través del Sistema de Bienes. Este ajuste, genera un movimiento contable, que disminuye el valor contable y depreciación acumulada.
  • Posteriormente, ejecutar 2 registros contables en el sistema e-SIGEF:
  • Primero para incorporar a los nuevos monitores conjuntamente con el CPU, mediante un asiento de ajuste, el cual puede emplear la clase de registro AJB1
  • Segundo incorporar el valor por la depreciación del bien, la clase de registro DAAA
  • Finalmente solicitar mediante correo electrónico a BIENES Y EXISTENCIAS la habilitación de la opción de REGISTRO BIENES E-SIGEF, para efectuar la reposición del bien a través de la regularización administrativa en el sistema e-BYE. Para solicitar la habilitación de esta opción deberá adjuntar todos los respaldos administrativos necesarios incluyendo los dos CUR’s CONTABLES realizados previamente.

Fecha de actualización: 22/08/2017 LL
4. ¿ Qué procedimiento debo realizar en el caso de que se haya ingresado bienes de control administrativo mediante acta entrega - recepción en el año 2014 y estos me crean una diferencia de saldo en la cuenta 911.17 en el e-sigef debido a que no se realizo manualmente el asiento de ajuste con respecto a la regularización de IVA

Como solución se recomienda realizar un ajuste contable con la clase de registro OBNA la que permite incrementar el saldo en la cuenta 911.17 para igualar al saldo contable en el sistema de bienes.

Fecha de actualización: 22/08/2017 LL5. ¿Qué hacer en el caso de que al momento de registrar la información financiera tributaria de una Acta Entrega - Recepción, el contador no puede visualizarla?
La persona que tenga el perfil de bodeguero o Guardalmacén de la entidad creará por la ruta: "Catálogos - Administrativo - Bodegas" - "Bodega Transaccional" al Usuario de Bodega al Contador.
Fecha de actualización: 22/08/2017 LL6. ¿Qué procedimiento se debe realizar si al buscar en el Catálogo de Bienes de larga duración, un bien vinculado a una cuenta contable no se encuentra?
Se deberá emitir Oficio a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental o enviar un correo electrónico a: Ver correo solicitando la creación del ID del bien y adjuntando el formulario que se encuentra adjunto.


Fecha de actualización: 22/08/2017 LL7. ¿Qué hacer cuando al intentar Validar Matriz de carga inicial se indica que el número de columnas es distinto al que corresponde a la matriz cargada?
Se deberá realizar la verificación en el archivo Excel de que no exista ingresada información que contenga caracteres especiales (‘/” \*; ,° etc.), si se registraron se deberán eliminar. Una vez rectificado el archivo Excel se deberá transformar a CSV, cargar y validar.
IMPORTANTE: Los formatos de matrices no deberán ser modificados, no se deben incluir o eliminar columnas.
Fecha de actualización: 22/08/2017 LL8. ¿Cuál es el procedimiento para corregir los errores que constan en una Acta Entrega - Recepción cuando su estado es Legalizado?
Se deberá realizar el siguiente procedimiento en eSIGEF:
El usuario utilizará la "clase de registro RDP, clase de modificación (DVO), clase de gasto (BYE)" y revertirá la regularización del IVA; y, posteriormente realizará la "clase de registro (DEV), clase de modificación RTO (Reversión Total), clase de gasto (BYE)" y revertirá el devengado del CUR de Gastos.
Se deberá realizar el siguiente procedimiento en SByE:

En el Módulo de Bienes del Sistema de Bienes y Existencias, el usuario deberá presionar el botón "Revertir Registro Contable”,con lo que el Acta cambiará a estado “Reversado”.

Fecha de actualización: 22/08/2017 LL9. ¿Qué procedimiento se debe realizar en caso de que al intentar regularizar el IVA en el Acta Entrega - Recepción se despliega el error: "El monto del IVA XXXX no corresponde al valor del Acta"?
Se deberá verificar el monto registrado en el campo IVA que fue registrado en Información financiera - tributaria del Acta Entrega - Recepción corresponda al 12% de IVA que consta en la factura física. Si existen diferencias con el valor de la regularización RDP o REG, se deberán realizar la reversión de la regularización del IVA "Clase de registro REG, Clase de modificación DVO y Clase de gasto BYE" y realizar una nueva regularización con el valor correcto; posteriormente se deberá realizar el proceso de regularización en el Sistema eSByE.
Fecha de actualización: 22/08/2017 LL10. ¿Cuál es el procedimiento para crear la retención del Impuesto a la Renta sobre una base diferente al Subtotal de la factura en una Acta Entrega - Recepción?
Se deberá ingresar en el detalle de información financiera tributaria, el detalle de las retenciones de la siguiente manera: Se realizará el primer registro seleccionando el código de deducción correspondiente, y previo a que se intente generar una segunda retención se deberá intentar seleccionar otro código de deducción y posteriormente seleccionar el código correcto.
Fecha de actualización: 22/08/2017 LL11. ¿Cómo realizar el proceso de depreciación en el sistema de bienes y existencias?
Para proceder a realizar la depreciación de los Bienes de Larga Duración, el o los bienes a ser depreciados deberán encontrarse en estado Aprobado, Habilitado y Contabilizado, y debe existir un período a depreciar (fecha última de ingreso "fecha que se registra el bien" y la fecha de generación de la depreciación).
Fecha de actualización: 22/08/2017 LL12. ¿Qué procedimiento debe realizar en el caso de que se intenta aprobar bienes generados de Matriz de Carga inicial, se despliega el error: "Los valores ingresados en las matrices de carga inicial para la cuenta ejem. 141.01.XX y para la cuenta 141.99.XX no corresponden a los valores registrados en el eSIGEF que son ….El valor por el cual se debe registrar la matriz es para la cuenta contable 141.01.XX $XXX y para la cuenta 141.99.XX es $XX"?
Se deberá realizar la actualización Contable (aplicando ajustes respectivos) o modificación en el archivo original de Excel. Con la finalidad de igualar saldos entre la matriz - cuyos bienes se intentan aprobar y los saldos contables de las cuentas que constan en el eSIGEF.
Fecha de actualización: 22/08/2017 LL13. ¿Qué procedimiento se debe realizar para Contabilizar un Acta Entrega - Recepción asociada a un contrato del año anterior?
Se deberá realizar el procedimiento correspondiente en eSIGEF. Ver enlace

Posteriormente en el sistema eSByE al momento de registrar el Acta se detallarán las partidas de los bienes con fuente 998 y 001, los valores deberán corresponder a los que constan en el Compromiso.
Fecha de actualización: 22/08/2017 LL14. ¿Qué procedimiento debe realizar para el ingreso de bienes por Acta Entrega - Recepción de bienes de Control Administrativo y Bienes de Larga Duración en una misma factura?
Se deberá realizar el registro de los bienes por separado; es decir realizar un ingreso por Bienes de Control Administrativo con su respectiva factura de soporte y otro ingreso por Bienes de Larga Duración con su respectiva factura.






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